1 Introduction

Ce document a pour but de présenter et d'expliquer le fonctionnement du logiciel AssoRD .

Le logiciel AssoRD est un outil de gestion des associations 1901. C'est un outil disponible sur internet en location.

Internet qui offre de nombreux avantages :

l une disponibilité 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

l pas d'installation sur votre ordinateur (hormis acrobat reader, logiciel gratuit)

l pas de risque de perdre vos données (architecture de serveurs internet sécurisée)

l des sauvegardes journalières automatisées

l des corrections de bugs rapides et sans intervention

l accessibilité à la gestion de votre association partout

l vous n'avez plus à redouter une panne, le vol ou la destruction de votre ordinateur qui pourrait paralyser votre association.

l une documentation claire

l un prix compétitif

Le défaut d'internet c'est évidemment quand il n'y a pas d'internet mais aujourd'hui les villes, les lieux publics créent des zones d'accès « wifi » gratuites. Internet est un outil fabuleux et les services disponibles y sont de plus en plus nombreux.

L'utilisation de ce logiciel ne requière aucune installation, vous avez juste besoin d'un navigateur internet tel que Internet Explorer (de Microsoft) ou Mozilla FireFox (celui que nous recommandons).

Vous avez tout de même besoin du logiciel Acrobat Reader (*) afin de visualiser et d'imprimer les éditions. Ce logiciel est gratuit, il est généralement installé sur chaque ordinateur. Si vous n'avez pas ce logiciel installé sur votre ordinateur vous pouvez le télécharger gratuitement en cliquant sur cette icône (Copyright © 2008 Adobe Systems Incorporated. Tous droits réservés. )

Ce service est payant c’est la garantie, d’avoir un service de qualité :

Réponses a vos questions par mail
Hébergement des serveurs réalisés par des professionnels
Sauvegardes effectives et vérifiées régulièrement
Téléphone en cas d’urgence
Pérennité de notre société.

IMPORTANT : si une fenêtre refuse de s'ouvrir et que votre navigateur vous affiche un message comme celui-ci :

Cliquez sur cette barre et sélectionner « Toujours autoriser les fenêtres publicitaires intempestives de ce site.. ». Il ne s'agit pas de fenêtres publicitaires mais de fenêtres dite émergente ou jaissantes (popup) du logiciel AssoRD .

Puis confirmer votre action sur la seconde fenêtre.

2 Description du logiciel AssoRD

2.1 Accès et connexion

Vous accédez au logiciel via le site www.association-1901.fr . La page d'accueil est le « portail » de l'application. Cette page est amenée à changer régulièrement mais vous trouverez toujours facilement le lien « accès abonnés ». (cf image1). Il suffit de cliquer sur ce lien pour accéder à votre application.

Image 1 : page d'accueil

Accès abonnés sécurisé

Installer le ‘root certificat’ en cliquant ici

Avant la première connexion.

Notez que vous pouvez accéder à l’application en connexion normale ou sécurisée en cliquant sur « Accès abonnées sécurisé ». Avant de vous connecter pour la première fois, Il vous faudra installer le « root certificat de cacert.org ». Le détail de cette installation est visible sur la page d’accès « Accès abonnées sécurisé ».

Maintenant une autre fenêtre s'ouvre (image 2 ). Cet écran est l'écran de connexion. Vous devez taper votre « Nom de connexion », votre « mot de passe ».. Vous avez 10 tentatives de connexion. Au-delà, votre compte est bloqué. Si cela se produit, il faudra juste nous envoyer un mail à inscriptions@association-1901.fr nous débloquerons votre compte au plus vite.

Image 2 « écran de connexion »

L’icône est un aide contextuelle, elle vous donne accès a la partie de ce manuel concernant cet écran.

Le lien « Retour à l’accueil » vous renvoie à la page d’accueil du site.Le lien « Téléchargement de FireFox Windows et Mac » est un accès direct au téléchargement de FireFox Mac et Windows

2.2 Description générale de l'écran d'accueil

Dans cet écran vous pouvez visualiser à gauche le menu principal et au centre la liste des membres de votre association (une fois qu’ils seront créée bien sûr). Les membres sont les éléments principaux de votre association c'est pourquoi vous visualisez cette liste au niveau de la page d'accueil du logiciel.
Les caractéristiques de cette liste sont identiques à toutes les autres listes de ce logiciel. Vous trouverez le détail des listes au chapitre « gestion des listes »

A gauche vous pouvez voir le menu de l'application. Les entrées du menu sont regroupées en plusieurs groupes:

· Membre

· Association

· Comptabilité

· Tableau de bord`

· Utilisateurs

Pour voir le détail de chaque groupe vous devez cliquer sur celui-ci.

A tout moment vous pouvez revenir cette la liste des membres en cliquant sur

En bas de la partie gauche vous trouverez le bouton qui comme son nom l'indique met fin à votre travail et vous ramène à « l'écran de connexion » image 2.

image 3 : écran d'accueil

2.3 Paramétrage de l'association

Votre association bénéficie d'un paramétrage standard afin de faciliter sa prise en main. Vous trouverez dans cet écran de quoi paramétrer votre association. Cet écran est accessible à partir du menu principal. Vous accédez à la page suivante

Image 4

Le principe de modification est simple : modifiez les zones et cliquez sur (cf image 4)

Commencez par saisir le nom de l'association, grâce à la zone « association ». Elle affiche 25 caractères et elle est limitée à 60 caractères.

Le « Poste de recette arriéré des membres » est une zone particulière. Elle définit le poste de recette auquel chaque saisie d'arriéré sera liée. Si c'est la première fois que vous lisez ce document, laissez la valeur indiquée, nous reviendrons plus tard sur cette notion.

Les dates de début et de fin d'exercice correspondent à votre exercice courant. Pour renseigner ces zones veuillez lire le chapitre « saisie des dates » pour avoir une explication détaillée sur la saisie de date ou alors cliquez directement sur . Le fonctionnement est simple.

Les dates de début et de fin d'exercice sont utilisées comme date par défaut dans les graphiques et impressions.

Vous trouvez ces éléments dans le menu : groupe « Tableau de bord » à « Graphiques » et « Impressions » ces fonctionnalités sont détaillées ci -après.

Les téléphones et télécopie sont limités à 15 caractères.

Le site internet : vous pouvez indiquer ici l'adresse de votre site par exemple www.monasso.org

Une fois que vous avez enregistré cette page et que vous aurez actualisé votre navigateur internet, vous pourrez accéder directement à votre site internet en cliquant sur le nom de votre association en haut au centre .

Le courriel : c'est l'adresse de messagerie électronique de votre association. Par exemple : contacts@monasso.org . Cette adresse est utilisée pour l'envoi des courriels. La petite icône permet d'ouvrir la messagerie de votre poste afin d'envoyer des mails manuellement.

Le type d'association : choisissez dans la liste le type de votre association. Si vous ne le trouvez pas dans cette liste, vous pouvez ajouter des éléments à cette liste (cf chapitre gestion des types d'associations).

Le bouton cette commande est fondamentale, ellel vous permet d’exporter toutes les données de votre association au format excel.

(si vous ne possédez pas excel vous pouvez télécharger gratuitement OpenOffice). Pour cela il vous suffit de cliquer sur ce bouton, la fenêtre suivante apparaît

Le nom du fichier généré par défaut est le nom de votre association suivit de la date du jour au format : Jour_Mois_année. Il suffit de cliquer sur « Cliquez ici pour enregistrer le fichier ». Le fichier généré contient toutes les données de votre association.

Vous pouvez remarquer en haut à droite de l’écran la liste déroulante suivante Cette liste vous permettra de changer d’exercice dés que vous en aurez plusieurs.

Le bouton permet de créer un nouvel exercice. Vous pouvez passer ce paragraphe si vous lisez ce document pour la première fois. Avoir plusieurs exercices est utile si chaque année vous présentez les comptes de votre association aux adhérents. Cela vous permet de fixer un budget prévisionnel en début d’année et de contrôler la bonne tenue de vos comptes en fin d’année.

Pour créer un nouvel exercice vous devez cliquer sur le bouton « Nouvel exercice », une fenêtre apparaît. Les dates renseignés par défaut sont les date de l’exercice courant plus un an. Il n’est pas possible de sélectionner des dates qui chevauchent des exercices existants.

Pour le créer il suffit de cliquer sur valider

Le nouvel exercice créé reprend les données :

La fiche association en modifiant les nouvelles dates
Les types d’associations
Les journaux (recettes dépenses)
Les postes analytiques
Les postes de dépenses
Les postes de recettes
Les familles des membres
Les civilités
Les types de membres
Les fonctions
Les origines de la prospection
Les comptes de trésorerie
Les comptes
Les cotisations (ATTENTION Pas les inscriptions de cotisations)
Les tarifs de cotisation
Les activités (ATTENTION Pas les inscriptions des activités)
Les tarifs d’activités
Les membres
Les courriels
Les matériels
Les prêts de matériel

Les cotisations et inscriptions sont reprisent afin de pouvoir modifier les dates et les libellés de ces éléments sans avoir a les re-saisir de l’année antérieure.

Les informations qui ne sont pas reprisent dans le nouvel exercice sont :

Les inscriptions d’activités
Les inscriptions de cotisations
Les dons
Les règlements
Les remboursements
Les dépenses

Vous avez ensuite une série d'onglets.

L'objet : enregistre l'objet de l'association. Par exemple : « Association Sportive de Plongée Profonde » C'est un champ de texte non limité en taille.

L'adresse : correspond à l'adresse postale de votre association. Les champs adresse 1, adresse 2, adresse 3, et Ville affichent 30 caratères. Ils sont limités à 60 caractères. Le code postal est limité à 15 caractères. Attention les champs : Adresse 1 et Adresse2 sont imprimés sur le cerfa N°11580*2 (cf gestion des dons).

L'onglet Banque : correspond à vos coordonnées bancaires. Renseigner ces champs n'est pas obligatoire. Les champs adresse 1, adresse 2, adresse3, banque, RIB, ville affichent 30 caractères. Ils sont limités à 60 caractères. Les CP (code postal), ainsi que la clé RIB affiche et sont limités à 15 caractères.

Commentaire : Champ de texte libre où vous pouvez indiquer les raisons pour lesquelles vous avez créé votre association et ses objectifs. Ce champ n'est pas limité en taille.

Radicaux : cet onglet définit les radicaux et les compteurs. A chaque création de données, création de membres par exemple, on attribue un code à ce nouveau membre. Ce code est créé à partir du radical « MEM » auquel on ajoute un numéro de compteur. Les compteurs s'incrémentent automatiquement bien sûr. Les radicaux (ou préfixes) sont limités à 5 caractères, les compteurs sont des numériques.

Configuration du mail : cet onglet stipule les paramètres du serveur courriel (mail) qui sera utilisé pour les envoyer.

Il y a deux configurations possibles:

- soit vous bénéficiez du mail générique association-1901.fr

- soit vous avez votre propre serveur courriel

Les envois de courriel (mail) sont gratuits ainsi que ceux que certains appellent le routage. Par contre nous ne voulons pas être un serveur de pourriel (spam). Ainsi si vous devez envoyer plus de 2000 courriels / mois, nous vous demandons de bien vouloir ouvrir un compte mail indépendant.

Champs libres: Cet onglet vous offre la possibilité de personnaliser deux champs de la fiche membre. Ceci est très utile pour les associations sportives par exemple. Si vous donnez pour valeur « Numéro de licence°» ce champ apparaîtra avec ce libellé dans la recherche de membre, résultat de recherche ainsi que la fiche membre. Pour chaque membre vous pourrez renseigner la bonne valeur.

2.4 Les membres

2.4.1 Rechercher / créer un membre

La gestion des membres est peut être l'élément le plus important de ce logiciel, car une association n'existe que par ses membres. La gestion des membres est accessible à partir du menu à gauche.

Une fois que vous avez cliqué sur cette rubrique, vous visualisez une fenêtre critères / recherche. Le détail du fonctionnement de ce type de fenêtre se trouve au chapitre Fenêtres critères / recherche.

Image 5

Les critères disponibles à la recherche sont les coordonnées du membre

l nom,

l prénom,

l code,

l ville.

l champ libre 1 (ou son libellé si vous l'avez renseigné à partir de l'onglet champs libre du paramétrage de l'association)

l champ libre 2 (idem champ libre 1)

Egalement disponibles :

l Les types de membres,

l famille,

l civilité,

l origine de prospect

Ces derniers critères sont à sélectionner par liste déroulante. Vous trouverez ci-après la description de ces listes dans la suite de ce document.

A noter : le « Solde dû » est une case à cocher qui permet de rechercher tous les membres qui n'ont pas réglé leur cotisation, arriéré ou activité.

Cet écran ('image 5) vous permet de visualiser l'écran de recherche ou de créer un membre. La recherche se lance en cliquant sur le bouton . Le résultat est une liste de membres répondant à vos critères. Cette liste est triable en cliquant sur les entêtes de colonnes Code, Nom, Prénom, CP, Ville, Téléphone personnel, Téléphone professionnel, Courriel, Solde. Tous solde négatif est affiché en rouge. Bien sûr, tant que vous n'avez pas renseigné de membres, cette liste sera vide.

Le bouton est détaillé au chapitre import des membres

Le bouton affiche la fenêtre d’export ci-dessous. Vous pouvez choisir entre les deux formats : texte en choisissant Les séparateurs de champs, délimiteurs et séparateur décimales l’autre format est le format Excel.

Pour enregistrer le fichier vous avez juste a cliquez sur « Cliquez ici pour enregistrer le fichier »

La commande ouvrir une fenêtre comprenant la liste de tous les membres au format PDF, il suffit ensuite de cliquer sur pour lancer l’impression.

2.4.2 La fiche membre

Commençons par créer un membre. Pour cela cliquez sur vous obtenez une fiche membre vierge (cf image 6).

(image 6)

Cette fiche est constituée de l'identité complète du membre au premier plan. Au second plan, les informations de gestion de ce membre sont :

l cotisation,

l activité,

l dons

l règlements.

Le code du membre est pour l'instant « MEM_000000 ». Ce code a été créé à partir du radical du code membre (cf paramêtre de l'association) auque se rajoute un numéro qui s'incrémente automatiquement. Cette zone n'est pas saisissable puisqu'elle est calculée automatiquement.

Vous pouvez renseigner le nom du membre, prénom , la première date d'adhésion et sélectionner les valeurs adéquates pour chacune des listes suivantes :

l type de membre

l famille

l civilité

l origine de prospect

l fonction

Veuillez renseigner au minimum le nom du membre (affichage 30 caractères, maximum 60), prénom (affichage 30 caractères, maximum 60) ainsi que les listes : type de membre, famille, civilité, origine de prospect.

Toutes ces listes sont modifiables mais nous y reviendrons plus tard. Le type de membre est utilisé pour identifier le membre. Cette donnée est utilisée par les zones de recherche. La liste des types de membre comporte plusieurs éléments de la base d'initialisation : Ancien membre, Bienfaiteur, Contact, Membre, Prospect, Contact Sélectionnez le bon type pour chaque membre.

La fonction représente la fonction du membre auprès de l'association
Membre, Président, Secrétaire, Trésorier, Vice Président

La liste des familles de membre est composée de Particulier, Profession libérale, Société. Comme pour toutes ces listes, vous pouvez la personnaliser. La « famille » est utilisée dans les critères de recherche des membres.

La liste des civilités est composée de Madame, Monsieur, Mademoiselle, Docteur, Maître, Professeur il vous faut renseigner la bonne civilité.

La date de première adhésion est à renseigner à partir du bouton . Pour plus de détail, lisez le chapitre « saisie des dates ».

Ajouter une photo est essentiel pour une association ou les personnes ne sont pas toujours connues par leur nom de famille. C'est simple : cliquez sur puis sélectionnez votre photo grâce à la fenêtre ci après :

puis cliquez sur ouvrir.

REMARQUE IMPORTANTE La taille maximale d'une photos est de 12 ko, le format type est carré. Si vous avez besoin de recadrer ou de réduire la taille de vos photos je vous recommande le logiciel paint.net (http://www.getpaint.net/) pour windows. C'est un excellent outil gratuit de traitement de photo.

Nous vous conseillons aussi de renseigner l'adresse couriel (email) afin de garder le contact avec votre membre et lui communiquer ainsi les dates de réunions, activités, stages... Si vous ne renseignez pas cette zone, vous ne pourrez pas inclure ce membre dans la liste des destinataires de mail. La petite icône ouvre votre messagerie personnelle de mails dès que vous cliquez dessus.. Au dessous de cette zone, se trouve la zone : . Comme son nom l'indique; cette case à cocher signale qu'un membe ne souhaite plus avoir de mail. Vous ne pourrez plus l'inclure dans les destinataires de courriel.

Le montant arriéré correspond à une somme dûe par le membre au moment où vous saisissez ce membre.Cette donnée est utile quand vous transférez votre gestion d'association d'un logiciel X vers AssoRD . Le format de cette donnée est 99.99. Notez que le séparateur décimal est le point et qu'il n'y a pas de séparateur de milliers. Le monant saisi doit être positif

Les zones de données suivantes sont directement liées au montant arriéré. Elles vous permettent de créer automatiquement un règlement correspondant au montant arrièré. Cette création a lieu dès que vous enregistrez la fiche membre. Le montant arriéré doit être supérieur à zéro. Vous ne pouvez pas renseigner le mode de règlement sans cocher « créer le règlement automatiquement... » et inversement.

2.4.2.1 Les Onglets de la fiche membre

2.4.2.2 L'onglet Adresse

Cet onglet enregistre diverses informations du membre :

l Champ libre 1 (ou son libellé si vous l'avez renseigné à partir de l'onglet champs libre du paramétrage de l'association)

l Champ libre 2 (idem champ libre 1)

l Adresse 1 (30 caractères affichés, maximum 60)

l Adresse 2 (30 caractères affichés, maximum 60)

l Adresse 3 (30 caractères affichés, maximum 60)

l CP (code postal ) (15 caractères affichés, maximum 15)

l Ville (30 caractères affichés, maximum 60)

Toutes ces données peuvent être utilisées dans l'envoi de courriel. Si vous avez besoin d'indiquer un pays nous vous recommendons de le noter dans le même champ que ville comme ceci « Bruxelles / Belgique ». La date de naissance ainsi que les coordonnées téléphoniques peuvent être renseignées à droite de l'écran. La date de naissance est renseignée à l'aide de la saisie des dates (cf saisie de date). Cette date de naissance sera utilisée plus tard dans des éditions.

Nous avons créé de nombreuses zones de saisie de téléphone, les personnes ayant de plus en plus de coordonnées téléphoniques.

l Tél. perso.(15 caractères affichés, maximum 15)

l Tél. pro.(15 caractères affichés, maximum 15)

l Tél. mobile (15 caractères affichés, maximum 15)

l Télécopie (15 caractères affichés, maximum 15)

2.4.2.3 L'onglet Commentaire

L'onglet commentaire sert à enregistrer toutes les informations diverses qui ne sont pas prévues par AssoRD tels que le numéro de licence, le certificat médical, etc...

2.4.2.4 Barre de navigation

La barre de navigation vous permet de passer au membre suivant sans passer par la recherche. Cette navigation est basée sur l’ordre alphabétique du nom du membre Les actions des boutons sont les suivantes :

membre suivant

membre précédent

Premier membre

Dernier membre

La liste alphabétique vous permet d’accéder au premier membre dont le nom commence par la lettre qu vous cliquez. Si vous cliquez sur « M » vous accèderez directement a la première fiche commencent par « M » Martin par exemple. Si vous cliquez sur « T » et qu’aucun nom de membre ne commence par « T » vous accéderez à la première fiche avant « X » « SKYWALKER » par exemple.

Une fois toutes ces zones renseignées, nous vous conseillons de cliquer sur . Si une des zones obligatoires n'est pas renseignée une petite fenêtre vous alertera sur la zone obligatoire. Par exemple pour le prénom :

Toutes les données sont vérifiées avant d'être enregistrées .

Une fois votre fiche enregistrée vous pourrez voir un petit bandeau vert

qui vous indiquera que tout s'est bien passé.

Vous pouvez remarquer que si vous avez saisi un montant d'arriéré comme dans notre exemple et si vous avez coché

« Créer le règlement automatiquement à l'enregistrement » et renseigné le mode de règlement, l'onglet Règlement présente une nouvelle ligne

correspondant au règlement d'arriéré.

Ce règlement a été créé comme prévu.

Enregistrement de la fiche

Nous allons détailler les autres onglets de la fiche membre.

2.4.2.5 L'onglet Cotisation / Inscription

Cet onglet vous permet de saisir des inscriptions de cotisation.

IMPORTANT : Si vous n'avez pas créé de cotisation, ni de tarif de cotisation, vous ne pouvez pas insérer d'inscription de cotisation.

Après avoir saisi une cotisation (voir chapitre cotisation ) vous devez ensuite saisir une inscription.

Pour créer une inscription à une cotisation, positionnez -vous sur l'onglet , et cliquez sur cet onglet.Ensuite cliquez sur

. Une fenêtre jaissante apparaît, elle va vous permettre de créer une inscription.

Pour créer cette inscription, saisissez un libellé. Par exemple « cotisation 2008 Agiades »,
Sélectionnez votre cotisation. Exemple : « cotisation 2008 » et un tarif «Tarif adute (75;00) »

Vous visualisez 3 dates : la date d'inscription (initialisée à la date du jour), la date de début de cotisation (initialisée à la date du jour) et la date de fin de cotisation (initialisée à la date du jour plus 1 an).

Si votre membre a réglé sa cotisation vous pouvez cliquer sur la case à cocher :

« Créer le règlement automatiquement à l'enregistrement de la fiche membre » et sélectionnez un mode de règlement.

L'encadré affiche les réglements attachés à cette cotisation. Cet encadré est très utile dans le cas des règlements multiples, nous y reviendrons plus tard.

Un fois ces manipulations effecuées, cliquez sur .

Dés que vous avez validé cette fenêtre, vous revenez automatiquement à votre fenêtre principale et vous visualisez ainsi votre nouvelle inscription.

Celle-ci apparaît en gras . Elle n'est pas encore enregistrée Pour l'enregistrer vous devez cliquez sur .

Vous remarquerez que le est à zéro.

Vous avez coché sur « Créer le règlement automatiquement à l'enregistrement de la fiche membre » et vous avez renseigné le mode de règlement. Vous noterez aussi qu'un règlement a été créé.

Si votre membre ne vous a pas règlé re-cliquez sur inscription.

Décochez « Créer le règlement automatiquement à l'enregistrement de la fiche membre », mettez à blanc le mode de règlement, cliquez sur puis sur de la fiche

Le total solde apparaît en négatif puisque votre membre n'a pas encore réglé son inscription. De plus ce solde apparaît dans tous les écrans de recherche.

2.4.2.6 L'onglet Activité inscription

IMPORTANT : vous devez impérativement avoir enregistré une activité avant d'inscrire un membre à cette activité.

Les inscriptions aux activités fonctionnent de la même manière que les inscriptions des cotisations.

Sélectionnez puis cliquez sur . Une fenêtre jaissante apparaît à l'écran. Le code inscription activité est initialisé a « ACTIN_000000 » Comme pour les inscriptions aux cotisations, ce code sera automatiquement créé à l'enregistrement. Il est composé du radical cotisation inscription plus un compteur incrémenté automatiquement.

Renseignez le libellé d'incription. Par exemple : «GALA 2008 Agiades ». Sélectionnez le tarif « Tarif adulte (20.00).

Si votre membre vous règle cette inscription cochez «Créer le règlement automatiquement à l'enregistrement de la fiche membre » puis sélectionnez le mode de règlement. Puis cliquez sur valider.

Dés que vous avez cliqué sur « valider » , la fenêtre disparaît et votre inscription est affichée dans la fenêtre principale.

Votre inscription est affichée en gras par contre elle n'est pas encore enregistrée. Elle ne sera enregistrée dès que vos aurez cliqué sur . Veuillez noter qu'un règlement a été créé puisque vous avez coché : «Créer le règlement automatiquement à l'enregistrement de la fiche membre ». Puis sélectionnez le mode de règlement.

2.4.2.7 L'onglet Don

La saise des dons est basée sur le même mode de fonctionnement. Cliquez sur . Une fenêtre jaïssante apparaît.

Renseignez le libellé «Don Agiades fevr. 2008 », la date est initialisée à la date du jour. Vous devez renseigner également le montant. Le séparateur décimal est le « . ». Exemple « 99.99 ».

Un fois que vous avez terminé votre saisie, cliquez sur . La fenêtre du don se ferme et vous retrouvez votre don dans la liste des dons.

Votre don s'inscrit en gras mais il n'est pas encore enregistré. Il faut cliquer sur .

Un don étant forcement réglé, vous n'avez pas de ligne dans règlement.

2.4.2.8 L'onglet Règlement

Vous pouvez désormais créer un règlement. Cette création fonctionne sur le même modèle que les autres créations.

Vous pouvez créer un règlement se rapportant à une inscription de cotisation, d'activité ou un arriéré. Vous noterez que les dons sont considérés comme réglés et il n'y a donc aucun lien entre un don et un règlement.

Deux moyens pour créer un règlement :

- 1ère solution :

Pour régler une inscription de cotisation, une inscription d'activité ou un arriéré, vous pouvez cliquer sur la ligne de votre cotisation ou activité,. Cochez « Créer le règlement automatiquement à l'enregistrement de la fiche membre » et sélectionnez le mode de règlement. le règlement sera créer automatiquement.

- 2ème solution :

Vous pouvez aussi créer votre règlement manuellement et rapprocher ce règlement de votre pièce (inscription cotisation, activité ou arriéré).

Si vous désirez saisir un règlement pour une inscription cotisation, inscription activité ou un arrièré, nous vous conseillons de passer par le mode automatique. Cela réduira le risque d'erreurs.

Pour créer manuellement ce règlement, sélectionnez puis cliquez sur . Une fenêtre apparaît. Vous devez renseigner :

l le libellé

l la date (par défaut date du jour)

l le mode de règlement

l le montant

Puis, sélectionnez soit une inscription de cotisation soit une inscription d'activité ou cochez Montant arriéré à régler.

La grande différence entre le mode automatique et le mode manuel est que dans ce dernier cas, vous pouvez préciser un montant inférieur à ce qu'il y a à régler. C'est ainsi que vous pouvez saisir deux règlements partiels pour régler une inscription cotisation, activité ou un arriéré.

Exemple : dans notre fiche membre sous « Montant arriéré » décochez « Créer le règlement automatiquement à l'enregistrement de la fiche membre » et mettez à blanc le « mode de règlement » puis enregistrez.

Votre règlement disparaît.

Maintenant cliquez sur de l'onglet règlement et remplissez votre fenêtre comme ceci:

Notez bien que le règlement saisi est de 50 euros alors que l'arriéré est de 100 euros. Cliquez sur valider puis sur .

Vous obtiendrez ceci :

Effectuez une nouvelle fois cette opération et vous obtiendrez cela :

C'est ainsi que votre arriéré a été réglé manuellement en créant deux règlements partiels.

2.4.2.9 L'onglet Remboursement

Les remboursements sont souvent utilisé pour rembourser les membres qui ont réglé leur cotisations et activités et qui ont a posteriori bénéficié de la prise en charge de leur inscription par leur comité d’entreprise. Ces remboursement fonctionnent comme les autres onglets déjà détaillés.

La saise des dons est basée sur le même mode de fonctionnement. Cliquez sur . Une fenêtre jaillissante apparaît.

Renseignez le libellé «Remb CE Agiades fevr. 2008 », la date est initialisée à la date du jour. Vous devez renseigner également le montant, le séparateur décimal est le « . ». Exemple « 99.99 » ainsi que le mode de règlement.

Un fois que vous avez terminé votre saisie, cliquez sur . La fenêtre du remboursement se ferme et vous retrouvez votre remboursement dans la liste des remboursements.

Votre remboursement s'inscrit en gras mais il n'est pas encore enregistré. Il faut cliquer sur .

2.4.3 Import des fiches membres

La saisie des fiches membres est peut être très fastidieuse au délà de 5 membres. Nous avons développé un fonction d’importation des membres.

A partir de l’écran de recherche des membres vous pouvez voir le bouton.

Dés que vous cliquez ce bouton une fenêtre apparaît.

Globalement l’importation se déroule en plusieurs étapes :

Parcourir le disque dur et sélectionner votre fichier de membre
Renseigner les éléments ignorer la première ligne ou non, Séparateur de champs, Délimiteur de champs, Séparateur Décimales
Cliquer sur le bouton
Sélectionnez pour chaque colonne le champs correspondant vous pouvez au minimum sélectionner le nom et prénom
Cliquez sur importer

En ce qui concerne les listes de valeur. La correspondance entre la liste de valeur famille et le membre se fait grâce au code :

Par exemple pour la famille : si vous avez les valeurs suivantes :

Si vous désirez importer la famille il vous faudra avoir une colonne « famillle » qui ne pourra prendre les valeurs P, PL ou S

Voir la colonne famille du fichier d’exemple. Cette opération doit être reproduite pour tous les listes de valeurs (famille, type de membre, origine de prospect, civilité, fonction)

Le champ commentaire fonctionne par concaténation c'est-à-dire que vous pouvez le sélectionner plusieurs fois, à chaque fois la valeur sélectionnée
s’ajoutera dans le champ commentaire de la fiche membre.

Si vous rencontrez des difficultés n’hésitez pas a nous contacter.

Ceci peut paraître laborieux mais cette opération n’est effectuée qu’une seule fois, et vous pouvez importer des centaines de membre en une seule manipulation.

Le format de fichier accepté et le format CSV. C’est le format le plus courant et le plus universel pour ce type d’opération.

Exemple de format CSV :

"ARR";"sexe";"famille";"ori";"mbr_type";"civilité";"Fonction";"NOM";"PRENOM";"ADRESSE";"CODE_POSTAL" 877,88;"H";"PL";"G";"AM";"M";"P";"ITRET";"Ulbert";"23 rue andré Chenaer";34260

877,88;"H";"PL";"G";"AM";"M";"P";"ITRET";"Flarent";"23 rue andré Chenaer";34260

877,88;"H";"P";"G";"AM";"M";"P";"BUZIRE";"Ilavaer";"12 Park Ur Graeac";34800

877,88;"H";"S";"G";"AM";"M";"P";"BESSIN";"Mackael";"5 rue auguste le bretan";34260;"

Vous pouvez optenir ce fichier à partir d’excel en faisant « enregistrer sous » et en sélectionnant le format csv

Une fois que vous sélectionné toutes les colonnes que vous désirez importer vous devez obtenir ceci :

Remarquer que le code « P » fait partie des codes des fonctions de membre

Dés que vous avez terminés vos sélections cliquer sur le traitement peut être long en fonction du nombre de membre à importer.

Si vous avez fait une erreur ou si vous avez oublié de sélectionner une colonne vous pouvez utiliser ceci . Cela vous permet de supprimer tous les enregistrements importés à la date sélectionnée.

2.5 Traitements globaux

Les traitements sont disponibles à partir du menu de gauche à « Traitement».

A quoi servent ces traitements ?

Ces traitements permettent de sélectionner une liste de membres, de modifier leur nature, de les inscrire à une cotisation ou une activité.

La procédure est la suivante :

- filtrer les membres,

- sélectionner les membres

- exécuter une action.

Par exemple : Vous désirez affecter le « type de membre » de « Adhérent adhérent » à « Adhérent» pour tous les membres ayant réglé leur cotisation.

Renseignez les critères de sélection puis cliquez sur

Vous obtiendrez la liste de tous les membres de type « Ancien Adhérent » inscrits à la cotisation « Adhésion (12) » ayant réglé leur cotisation.
La notation 12 est le nombre de mois défini pour la cotisation.

Il ne vous reste plus qu'à sélectionner les membres auxquels vous voulez appliquer la modification.

Pour cela vous pouvez cliquer sur

-«Sélectionner tout » → les 47 membres seront sélectionnés

-«Sélectionner page» → les 10 membres seront sélectionnés

ou alors cliquer sur les cases à cocher des membres sélectionnés.

Maintenant il ne vous reste plus qu'à sélectionner l'action à effectuer à partir de l'onglet action

puis la nouvelle affectation

et enfin exécuter le traitement à l'aide du bouton il y tout de même deux messages de confirmation.

2.5.1 Traitements globaux critères

Vous pouvez sélectionner vos membres en fonction des critères suivants :

nom du membre,
prénom du membre,
type de membre,
famille,
fonction,
Origine de prospect,

autres types de critères :

membre du CA,
membre du Bureau,
membre(s) sélectionné(s),
solde dû,
membre sans mail,
membre avec mail,

un mot dans un commentaire
Le courriel du membre

membres inscrits à une cotisation, .

◦ La cotisation peut avoir eu au moins un règlement (Inscription AVEC règlement)

◦ ou aucun règlement (Inscription SANS règlement )

la date de fin de cotisation est aussi un critère
membres NON inscrits à une cotisation
membres inscrits à une activité

◦ l'inscription à l'activité peut avoir eu au moins un règlement (Inscription SANS règlement)

◦ ou aucun règlement

membres NON inscrits à une activité

Ces critères vous permettent de constituer une liste de membres grâce au bouton . Libre à vous ensuite de sélectionner ou non chaque membre. Cet onglet « critère » beaucoup plus complet devrait remplacer celui des courriels et des enveloppes.

2.5.2 Onglets Sélection membres

Cet onglet est semblable à ce que vous pouvez trouver pour l'écran courriel et enveloppes, à partir de la liste des membres obtenus, vous pouvez

-«Sélectionner tout »

-«Dé-sélectionner tout »

-«Sélectionner page»

-«Dé-sélectionner page»

Vous pouvez aussi cliquer sur la ligne du membre et éditer sa fiche.

En ce qui concerne la sélection il faut préciser que les membres s'additionnent à chaque sélection.

Par exemple, vous sélectionnez les membres « contact »

vous cliquez sur puis sur l'onglet « Sélection membre » vous cliquez sur « Sélectionner tout » vous avez 15 membres sélectionnés

ensuite à partir de l'écran des critères vous sélectionnez

puis cliquez à nouveau sur et sur « Sélectionner tout ».

Vous avez 10 membres sélectionnés plus les 15 précédents.

Vous avez donc 25 membres sélectionnés.

C'est ce que vous indique le compteur en bas de l'écran

L'action que vous exécuterez portera sur les 25 membres sélectionnés.

2.5.3 Onglets Action

Cet onglet est la sélection de l'action à effectuer. Cette action peut être de type simple c'est à dire changer la nature du membre :

Changer la fonction des membres
Changer la famille des membres
Changer le type de membre des membres
Changer l'origine de prospect des membres

et d'autres plus complexes et plus puissantes.

Inscrire à une cotisation
Renouveler les cotisations
Inscrire à une activité

Pour toutes les premières actions il suffit de sélectionner l'action puis la nouvelle valeur. Pour les actions plus complexes une description s'impose.

2.5.3.1 Inscrire à une cotisation

L'inscription à une cotisation consiste à inscrire les membres sélectionnés à une cotisation. Vous devez donc choisir une cotisation. Une fois cette cotisation choisie, la liste de tarif se met automatiquement à jour. Le montant de la cotisation ainsi que le libellé d'inscription est aussi mis à jour.

Vous pouvez modifier le tarif et le montant à votre guise.

Ce libellé se compose par défaut du libellé de la cotisation « Adhésion », plus le nom et prénom sous la forme #Nom# #Prenom#. Cette notation indique que le #Nom# et le #Prenom# seront remplacés par le nom du membre et le prénom du membre à l'exécution.

La date de la création équivaut à la date de l'inscription. Les dates de début et de fin de cotisation sont calculées à partir de la date du jour plus le nombre de mois de la cotisation. L'icône vous permet d'affecter les dates de l'exercice.

2.5.3.2 Renouveler les cotisations

Pour renouveler il faut d'abord la sélectionner à partir de l'onglet « critères ». En en effet il ne serait pas cohérent de sélectionner une cotisation pour en renouveler une autre.

L'écran ci-dessus présente de quoi traiter l'action « Renouveler les cotisations ». Comme pour l'inscription le libellé est automatique.
Ce libellé se compose par défaut du libellé de la cotisation « Adhésion », plus le nom et prénom sous la forme #Nom# #Prenom#. Cette notation indique que le #Nom# et le #Prenom# seront remplacés par le nom du membre et le prénom du membre à l'exécution.

Le Tarif est mis à jour automatiquement à chaque changement de cotisation. Par contre, vous pouvez soit renouveler les cotisations au tarif et montant de la précédente cotisation, soit sélectionner le tarif et le montant de votre choix. Pour cela il vous suffit de choisir la case à cocher :

la date de création ainsi que les dates de cotisations obéissent aux mêmes principes. C'est soit la date précisée soit la date de l'échéance.
La date de fin est calculée avec la date de début plus le nombre de mois de la cotisation.

2.5.3.3 Inscrire à une activité

Les principes utilisés pour les cotisations sont repris ici :

Le tarif est mis à jour automatiquement. Par défaut, le libellé reprend le libellé de la cotisation. Ce libellé se compose par défaut du libellé de la cotisation « Adhésion », plus le nom et prénom sous la forme #Nom# #Prenom#. Cette notation indique que le #Nom# et le #Prenom# seront remplacés par le nom du membre et le prénom du membre à l'exécution.

Le montant de la cotisation ainsi que le libellé d'inscription sont aussi mis à jour. Vous pouvez modifier le tarif et le montant à votre guise.

2.6 Les Dons

La gestion des dons est disponible à partir du menu de gauche à « Don ».

Les dons que vous gérez ici sont les mêmes que ceux que vous avez créé à partir de la fiche membre. Par contre, ici vous pouvez accéder à tous les dons quel que soit le membre donateur. Vous ne pouvez pas créer de don s'il n'existe pas de membre.

2.6.1 Fenêtre critères / recherche dons

La gestion des dons est disponible à partir du menu de gauche à « Don ».

Les dons que vous gérez ici sont les mêmes que ceux que vous avez créé à partir de la fiche membre. Par contre, ici vous pouvez accéder à tous les dons quel que soit le membre donateur.

Vous ne pouvez pas créer de don s'il n'existe pas de membre.

Les critères disponibles à la recherche sont :

l le code,

l le libellé du don,

l un intervalle de date de création du don

l le poste de recette

l le mode de règlement

l le montant du don

l un mot dans le commentaire

l le nom du membre donateur

l le prénom du membre donateur

L'intervalle de date du don offre la possibilité de rechercher tous les dons entre la date de début et la date de fin.

La recherche est toujours aussi simple : vous renseignez un ou plusieurs critères et vous cliquez sur .

L'image ci-dessus vous permet de visualiser la fenêtre des dons. Bien sûr, si vous n'avez pas encore saisi de don vous n'aurez aucun résultat.

2.6.2 La fiche don

Pour créer un don, cliquez sur . Vous obtiendrez l'affichage d'une fiche don vierge (cf image ci-après).

La saisie de la fiche don est identique à l'opération de saisie effectuée dans la partie fiche membre. La seule différence que vous

trouverez est la sélection du membre. En effet, quand vous créez un don à partir d'un membre, ce don est automatiquement attaché au membre de la fiche. Ici vous devez sélectionner un membre en cliquant sur . Dés que vous cliquez sur cet icône, une fenêtre de sélection de membre apparaît. Cliquez sur rechercher, puis sur la ligne du membre que vous désirez sélectionner.

Une fois que vous aurez cliqué sur le membre désiré, ses nom et prénom apparaissent sur la ligne du membre donateur.

Ensuite, saisissez un libellé, « Don2 Agiades ». Sélectionner le mode de règlement, le montant (toujours au format ex 45856.77)

Ne pas oublier de saisir le poste de recette. Si vous n'avez pas modifié le paramêtrage par défaut, laissez « don ». La notion de poste de recette est expliquée au chapitre poste de recette.

Cliquez maintenant sur . Le bandeau suivant s'affiche

Pour modifier une fiche, la manipulation est quasiment identique. Au lieu de cliquer sur le bouton de la fenêtre critères/recherche, cliquez

sur puis cliquez sur le don à modifier. Effectuez vos modifications et cliquez sur .

Vous avez la possibilité d'éditer le CERFA N°11580*02 Pour cela il vous suffit de cliquer sur ce bouton

Dés que la fenêtre apparaît, il vous suffira de cliquer sur le symbole de l'imprimante.

ATTENTION VOUS NE POUVEZ PRODUIRE DES CERFA N°11580*02 QUE SI VOTRE ASSOCIATION EST RECONNUE D'INTERET GENERAL

consultez le lien suivant en cliquant ici

2.7 Les règlements

Les règlements sont assez similaires aux dons. Ils sont accessibles à partir du menu de gauche, en cliquant sur « Règlement »

Les règlements que vous pouvez créer ici sont identiques à ceux que vous pouvez créer manuellement ou automatiquement à partir de la fiche membre.

Vous ne pouvez pas créer de don s'il n'existe pas de membre.

2.7.1 Fenêtre Critères Recherche règlement

Vous accédez aux règlements à partir d'une fenêtre critère / recherche.(cf chapitre Fenêtres critères / recherches)

Vous pouvez renseigner un ou plusieurs critères parmis :

· le code règlement

· le libellé

· l'intervalle de date

· le nom du membre ayant effectué le règlement

· le commentaire

· l'origine du règlement

Cliquez sur afin de crèer un règlement. Pour modifier un règlement existant renseignez un ou plusieurs critères puis cliquer sur . Une fois que vous visualisez la liste des règlements, cliquez sur le règlement que vous désirez modifier. Le mode opératoire des modifications est identique à celui de a création

2.7.2 La fiche règlement

Afin de trouver des écrans cohérents par rapport à cette documentation, éditez la fiche membre de Agiades et supprimez tous les

règlements que vous avez créés.

Pour créer une fiche règlement, cliquez sur de votre fenêtre critère recherche. La fenêtre ci-après apparaît.

Vous trouverez le code du règlement initialisé à «RGL_000000 ». Ce code est composé du radical code règlement auquel on ajoute un numéro de compteur. Ceci est paramètré dans la fiche association. Le numéro de compteur s'incrémentera automatiquement à l'enregistrement de la fiche.

Pour créer votre règlement vous devez renseigner le libellé. Par exemple «arriéré Agiades ». Sélectionnez votre membre à l'aide du bouton .
Ce bouton ouvre la fenêtre de sélection des membres. Cliquez sur rechercher puis cliquez sur le membre désiré (par exemple Agiades)

une fois que vous avez cliqué le membre la fenêtre disparaît et vous pouvez visualiser son nom sur votre fiche. D'autre part si votre membre a un arriéré à régler, la case à cocher

n'est plus grisée et le montant d'arriérè apparaît en italique. Cochez cette case,

saississez le montant à régler. Dans ce cas vous ne pouvez dépasser le montant d'arriérè à régler soit ici 100 € .

Maintenant cliquez sur afin de sauvegarder votre fiche.

Vous pouvez aussi créer des règlements d'inscription cotisation ou d'activité. Le mode opératoire est très similaire, au lieu de cliquer sur le il suffit de cliquez sur le bouton loupe de

ou l'élément similaire pour une activité . Une fenêtre s'ouvre et vous pouvez sélectionner votre cotisation non réglée. Vous ne pouvez créer de règlement que si vous avez des inscriptions de cotisations ou d'activités non réglées

N'oubliez pas de cliquer sur afin de sauvegarder votre travail.

2.8 Gestion des Recettes diverses

Le logiciel AssoRD permet de saisir des recettes. Cette fonctionnalité est accessible à partir du menu : groupe « Association » entrée de menu « Recettes diverses ». Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour saisir par exemple les subventions, de la mairie, les bénéfices financiers de votre association c’est a dire tous les recettes qui ne sont pas liées aux membres. Vous accédez à un écran de critère recherche. Les fonctionnalités de ce type de fenêtre sont détaillées au chapitre « Fenêtres critères / recherches ».

2.8.1 Fenêtre critères / recherches Recettes diverses

Vous pouvez rechercher vos dépenses à partir des informations de la dépense ou des informations du règlement.

Les Critères de recherche disponibles sont :

· Code de la dépense

· Libellé de la dépense

· Intervalle de date de recherche d'une dépense

· mode de règlement

· Poste de dépense

· Montant

· Numéro de chèque

1. Intervalle de date de recherche d'un règlement

2. mots du commentaire

Cet écran (cf ci-après) vous offre la possibilité d'enregistrer une nouvelle dépense grâce au bouton ou de rechercher et modifier une dépense déjà enregistrée à partir du bouton .

2.8.2 Fiche Recette

La création s'effectue en appuyant sur de la fenêtre recherche critère. Dés que vous avez cliqué sur ce bouton, une nouvelle fenêtre apparaît. Le code est initialisé à « REC_000000 ». Il sera complété à l'enregistrement.

Vous devez renseigner les différentes zones :

le libellé (affichage 30 caractères, zone limitée à 60 caractères)
la date de la dépense (initialisée à la date du jour format jj/mm/aaaa)
le montant de la dépense (le séparateur décimal est le point. Il n'y a pas de séparateur de milliers. Ex : 8765.75 )

Vos devez sélectionner un mode de règlement ainsi que le poste de dépense. Ces deux listes déroulantes ont de l'importance dans la génératiion des écritures comptables. Vous trouverez le détail des générations comptables au chapitre des écritures comptables.

Les autres zones sont :

La date du règlement (initialisée à la date du jour format jj/mm/aaaa)
le numéro du chèque
le commentaire.

Le numéro du chèque est un champ de texte (affichage 30 caractères, zone limitée à 60 caractères). Vous pouvez donc saisir non seulement un numéro mais aussi un texte court de description. Par exemple : « Société Générale N° 445 ». Les dépenses peuvent être recherchées par ce numéro.

Le commentaire est un champ multiligne. Vous pouvez y saisir la description de votre dépense. Ce champ fait partie de la recherche des dépenses.

Un fois que vous avez terminé la saisie cliquez sur le bandeau suivant vous indique que tout c'est bien passé

Pour modifier une recette vous devez, à partir de la fenêtre critère / recherche, cliquer sur . Puis une fois que la liste des recettes s'affiche, cliquez sur la recette à modifier. Effectuez vos modifications et cliquez sur .

2.9 Gestion des Dépenses

Le logiciel AssoRD permet de saisir des dépenses. Cette fonctionnalité est accessible à partir du menu : groupe « Association » entrée de menu « Dépense ». Vous accédez à un écran de critère recherche. Les fonctionnalités de ce type de fenêtre sont détaillées au chapitre « Fenêtres critères / recherches ».

2.9.1 Fenêtre critères / recherches Dépenses

Vous pouvez rechercher vos dépenses à partir des informations de la dépense ou des informations du règlement.

Les Critères de recherche disponibles sont :

· Code de la dépense

· Libellé de la dépense

· Intervalle de date de recherche d'une dépense

· mode de règlement

· Poste de dépense

· Montant

· Numéro de chèque

1. Intervalle de date de recherche d'un règlement

2. mots du commentaire

Cet écran (cf ci-après) vous offre la possibilité d'enregistrer une nouvelle dépense grâce au bouton ou de rechercher et modifier une dépense déjà enregistrée à partir du bouton .

2.9.2 Fiche Dépense

La création s'effectue en appuyant sur de la fenêtre recherche critère. Dés que vous avez cliqué sur ce bouton, une nouvelle fenêtre apparaît. Le code est initialisé à « DEP_000000 ». Il sera complété à l'enregistrement.

Vous devez renseigner les différentes zones :

le libellé (affichage 30 caractères, zone limitée à 60 caractères)
la date de la dépense (initialisée à la date du jour format jj/mm/aaaa)
le montant de la dépense (le séparateur décimal est le point. Il n'y a pas de séparateur de milliers. Ex : 8765.75 )

Les autres zones sont :

La date du règlement (initialisée à la date du jour format jj/mm/aaaa)
le numéro du chèque
le commentaire.

Le commentaire est un champ multiligne. Vous pouvez y saisir la description de votre dépense. Ce champ fait partie de la recherche des dépenses.

Un fois que vous avez terminé la saisie cliquez sur le bandeau suivant vous indique que tout c'est bien passé

Pour modifier une dépense vous devez, à partir de la fenêtre critère / recherche, cliquer sur . Puis une fois que la liste des dépenses s'affiche, cliquez sur la dépense à modifier. Effectuez vos modifications et cliquez sur .

2.10 Gestion des cotisations

Comme nous l'avons prècisé dans le chapitre consacré à la fiche membre, il ne faut pas confondre l'inscription à une cotisation et la cotisation. Une cotisation est du type «Cotisation 2008 » alors que l'inscription est l'adhésion d'un membre à une cotisation. Vous pouvez ainsi avoir plusieurs cotisations différentes. Par exemple, dans le cas d'une association sportive vous pourrez avoir une cotisation tennis et une cotisation squash.

2.10.1 Fenêtre critères / recherches cotisations

La gestion des cotisations est accessible à patir du menu de gauche groupe « Association » éléments « Cotisation ».

Dés que vous avez cliqué sur cet élément, une fenêtre Critère / Recherche apparaît (cf fenêtre ci-après). Le fonctionnement des fenêtres Critère / Recherche est détaillé au chapitre Critère / Recherche. Les critères de recherche sont :

· le code ,

· le libellé,

· le poste de recette

· la durée en mois

· le commentaire

2.10.2 Fiche cotisation

Vous devez cliquer sur le bouton afin de créer une nouvelle cotisation.

La fiche cotisation est composée d'un code, d'un libellé d'un poste de recette et d'une durée en mois.

Le code initialisé a la valeur du radical cotisation plus un numéro de compteur. La valeur du code est fixée automatiquement à l'enregistrement de la fiche. Elle est définie dans la fiche association (chapitre Paramètrage de l'association).

Le libellé est un champ de texte libre qui vous permet de donner un nom à votre cotisation.

Le poste de recette lie la cotisation à un journal comptable, un compte comptable et un journal analytique . La fonction des postes de recette est détaillée au chapitre « Poste de recette ».

La durée en mois précise la durée de la cotisation. Cette durée est utilisée à chaque inscripion de cotisation. La date de début d'inscription est initialisée à la date du jour, la date de fin est initialisée à la date du jour plus la durée en mois.

Vous devez créer un ou plusieurs tarifs : pour cela cliquez sur puis sur . Une fenêtre émergeante apparaît. Renseignez le libellé montant puis cliquez sur .

Un fois que vous avez fini d'ajouter des tarifs (tarif adulte, tarif enfant, tarif spécial.. ) cliquez sur . Le bandeau suivant vous indique que tout c'est bien passé

Pour modifier une cotisation vous devez, à partir de la fenêtre critère / recherche, cliquer sur . Puis une fois que la liste des cotisations s'affiche cliquez sur la cotisation à modifier. Effectuez vos modifications puis cliquez sur .

Pour supprimer une cotisation vous devez, à partir de la fenêtre critère / recherche, cliquer sur . Puis une fois que la liste des cotisations s'affiche, cliquez sur la cotisation à supprimer. A partir de la fiche cotisation, cliquez sur . Puis cliquez sur OK de la fenêtre de confirmation

2.11 Gestion des activités

Même remarque que pour les cotisations : il ne faut pas confondre l'inscription à une activité et l'activité. Une activité est du type «Gala 2008 » alors que l'inscription est l'adhésion d'un membre à cette activité.

2.11.1 Fenêtre critères / recherches activités

La gestion des activités est accessible à partir du menu de gauche groupe « Association » éléments « Activité».

Les critères de recherche sont :

l le code ,

l le libellé,

l le poste de recette

2.11.2 Fiche activités

Vous devez cliquer sur le bouton afin de créer une nouvelle activité.

La fiche activité comprend :

le code,
le libellé
un poste de recette,
le budget prévisionnel,
le nombre de places disponibles
le nombre de places vendues
une date de début
une date de fin

Le code initialisé a la valeur du radical activité plus un numéro de compteur. La valeur du code est fixée automatiquement à l'enregistrement de la fiche. Le radical ainsi que le compteur sont définis dans la fiche association (chapitre Paramètrage de l'association).

Le libellé est un champ de texte libre qui vous permet de donner un nom à votre activité.

Le poste de recette lie l'activité à un journal comptable, un compte comptable et un journal analytique . Les fonctions des postes de recette sont détaillées au chapitre « Poste de recette ».

Le budget prévisionnel est un champ qui enregistre le budget que vous avez prévu pour votre activité. Ce montant sera exploité plus tard dans les graphiques de comptabilité analytique,. Cette zone n'est pas obligatoire.

Le nombre de places disponibles, correspond au nombre maximum de personnes que vous pouvez convier à votre activité.

Le nombre de places vendues correspond au nombre de membres inscrits à cette activité.

La date de début d'activité et la date de fin sont initialisées par défaut à la date du jour.

Vous devez créer un ou plusieurs tarifs : cliquez sur puis sur . Une fenêtre émergeante apparaît. Renseignez le libellé « montant » puis cliquez sur .

Un fois que vous avez fini d'ajouter des tarifs (tarif adulte, tarif enfant, tarif spécial.. ) cliquez sur . Le bandeau suivant vous indique que tout c'est bien passé

Pour modifier une activité vous devez, à partir de la fenêtre critère / recherche, cliquer sur . Puis une fois que la liste des activités s'affiche, cliquez sur l'activité à modifier. Effectuez vos modifications puis cliquez sur .

Pour supprimer une activité vous devez, à partir de la fenêtre critère / recherche, cliquer sur puis une fois que la liste des activités s'affiche, cliquez sur l'activité à supprimer. A partir de la fiche activité, cliquez sur . Puis cliquez sur OK de la fenêtre de confirmation

2.12 . Gestion du matériel

La gestion du matériel s’effectue à partir du menu de gauche groupe « Association », élément « Matériel ».

Les critères de recherche sont le code, le libellé, le commentaire.

Cette gestion vous permet d’enregistrer le matériel de votre association. Vous pouvez aussi noter les prêts de ce matériel consenties aux membres de l’association.

Pour rechercher un matériel déjà saisie cliquez sur . Vous pouvez renseigner quelques critères avant de lancer la recherche.

Pour créer une fiche matérielle, presser le bouton une fiche vierge apparaît.

La fiche matériel est simple elle comprend un libellé obligatoire et un commentaire facultatif. Il suffit de renseigner au minimum le libellé et cliquer sur

Si vous désirez prêter ce matériel passer sur l’onglet et cliquez sur la fenêtre suivante apparaît.

Il vous faudra compléter cette fiche de prêt soit :

· le libellé,

· la date de début

· l’heure de début

· la date de fin

· l’heure de fin

· le commentaire (facultatif)

Il vous faudra aussi sélectionner un membre à partir de

Dés votre saisie terminée cliquez sur . Cette ligne de prêt apparaît dans l’onglet des prêts. Cliquez sur pour enregistrer le tout.

Dans une prochaine évolution nous ajouterons les notions de quantité et de quantité disponible avec un décrémentation de cette quantité a chaque prêt. Aujourd’hui les périodes de prêt ne sont pas contrôlés les une par rapport aux autres.

2.13 . Gestion des courriels

Cette fonctionnalité vous offre la possibilité d'envoyer des mails à tous vos membres. Vous pouvez ainsi les informer de toutes vos activités, réunions ... Les courriels (mails) sont accessibles à partir du menu à gauche groupe «Association » élément « Courriel ». Vous pouvez créer et enregistrer les différents mails de votre association.

2.13.1 . Fenêtre critères / recherches courriels

La création ou la modification s'effectue à partir de l'écran critères / recherches (cf chapitre critères / recherches).

Les critères de recherche sont :

· libellé du courriel

· intervalle de date du dernier envoie

· mot dans le texte

· mot dans le commentaire

2.13.2 . Fenêtre courriels

Pour créer un courriel, cliquez sur le bouton

Vous obtenez une fenêtre composée de trois onglets courriels, composition et destinataires. Globalement l'onglet Courriel sert à enregistrer les informations internes du mail. Ces informations ne seront pas envoyées. L'onglet Composition est utilisé pour composer le mail, saisir le sujet et le message. Le troisième onglet sélectionne les destinataires.

Pour l'onglet Courriel, saisissez la désignation du courriel dans la zone libellé et ajoutez une description dans le commentaire.

L'onglet de Composition vous permet de mettre en forme votre message en y ajoutant des images et des liens. D'autre part vous pouvez y ajouter des champs spéciaux que vous trouverez à droite comme le nom du membre (#Nom_membre#). Cette mise en forme utilise le composant FCKeditor . C'est un éditeur simple et puissant de mise en forme de texte au format HTML. Cet outil mérite un document complet que nous écrirons plus tard. Nous décrirons ici les fonctionnalités principales qui vous permettrons de mettre en forme un courriel.

Pour composer votre courriel, saisissez votre sujet « Gala de l'année 2008 »puis cliquez sur la zone de texte et saisissez votre courriel. Par exemple « Grand gala à Biarritz »

Pour mettre en forme votre titre, sélectionnez le texte comme ceci . Puis sélectionnez le fomat en cliquant sur la liste déroulante des formats Vous pouvez choisir une couleur de texte en cliquant sur .

Si vous souhaitez ajouter une image, cliquez sur . La fenêtre suivante apparaît . Cliquez maintenant sur .

Une autre fenêtre apparaît.,. A partir de celle-ci, vous pourrez en cliquant sur parcourir votre ordinateur. Sélectionnez une image, cliquez sur , puis téléchargez cette image sur le serveur en cliquant sur .

Dans cet écan qui vous sert à télécharger des images, vous pouvez voir deux lignes de texte (qu'il ne faut pas sélectionner).L'une vous indiqe que la taille maximale des images est limitée à 30 kilo-octets. L'autre vous informe que toute image non sélectionée dans le message sera supprimée du serveur.

Afin de réduire la taille de votre image, nous vous conseillons d'utiliser le logiciel gratuit « paint.net », excellent logiciel de qualité professionnelle de traitement d'image.

Cliquez sur votre image

Puis sur « OK »

Votre courriel doit ressembler à ceci

A chaque fois que vous avez besoin de champs spéciaux (liste à droite), double-cliquez sur le champ désiré. Ce champ sera substitué par sa valeur à chaque envoi.

Par exemple :

« Cher #Code_civilite_membre# #Prenom_membre# #Nom_membre#

Vous êtes convié a notre grand gala annuel au palais de Biarritz le 27/06/2008

Cordialement »

deviendra :

« Cher Mr Marc Dupont

Vous êtes convié a notre grand gala annuel au palais de Biarritz le 27/06/2008

Cordialement »

Ceci est très pratique pour faire des courriels personnalisés.Comme nous l'avons déjà précisé, nous consacrerons un document complet à l'utilisation du composant FCKeditor.

Troisième et dernier onglet, l'onglet Destinataire se présente comme une fenêtre critères /recherche à la différence près que le bouton s'appelle « filtrer » et non « rechercher ». Par défaut vous visualisez tous vos membres y compris les membres qui n'ont pas d'adresse courriel et ceux qui ne souhaitent plus recevoir de mail (cf chapitre des membres). Ils sont en italiques. Les courriels à destination des membres qui ne souhaitent plus recevoir de courriels ne sont pas envoyés, ainsi que ceux qui n'ont pas d'adresse courriels.

Sélectionnez chacun des destinataires en cliquant sur la case à cocher « selection », cliquez sur enregistrer . Maintenant vous pouvez cliquer sur . Confirmez votre action en cliquant sur OK de la fenêtre de confirmation.

Vous avez aussi la possibilité d’imprimer vos courriels à partir du bouton L’application crée un fichier au format PDF que vous pouvez imprimer.

Il existe quelques autres fonctions de sélection :

1 Le bouton sélectionne tous les membres de votre association répondant au(x) critère(s) du filtre

2 le bouton désélectionne tous les membres répondant au(x) critère(s) du filtre

3 le bouton sélectionne tous les membres affichés sur la page courante

4 Le bouton désélectionne tous les membres de la page

2.14 . Gestion des enveloppes

Cette fonctionnalité vous offre la possibilité d'imprimer des enveloppes à tous vos membres. Vous pouvez ainsi informer les membres qui n’ont pas d’adresse courriel de toutes vos activités, réunions ... Les enveloppes sont accessibles à partir du menu à gauche groupe «Association » élément « Enveloppe ». Vous pouvez créer et enregistrer les différents mails de votre association.

2.14.1 . Fenêtre critères / recherches courriels

La création ou la modification s'effectue à partir de l'écran critères / recherches (cf chapitre critères / recherches).

Les critères de recherche sont :

· libellé

· mot dans le commentaire

Pour créer un enveloppe, cliquez sur le bouton

2.14.2 . Fenêtre enveloppe

Vous obtenez une fenêtre composée de deux onglets : « Enveloppe », et destinataires. Globalement l'onglet « Enveloppe » sert à enregistrer les informations internes de l’enveloppe. L'onglet « Destinataire » sélectionne les destinataires, le fonctionnement de la

Il faut plusieurs caractéristiques de l’enveloppe :

· Largueur en millimètre : largueur total de l’enveloppe

· Longueur en millimètre : longueur total de l’enveloppe

Puis les propriétés de l’adresse c'est-à-dire le placement de cette adresse dans l’enveloppe

· Marge du haut en millimètre

· Marge de gauche en millimètre

· Police de caractère de l’adresse

· Taille de la police

Et enfin renseigner les caractéristiques de l’adresse expéditeur.

Les écrans ci-après vous montre les configurations à effectuer avant d’imprimer. Cette configuration

2.15 Comptabilité

Nous allons décrire maintenant la partie comptable. Il faut bien noter que ce logiciel est conçu pour gérer une association en ayant recours le moins possible à cette partie comptable. Cette partie comptabilité requière un paramétrage spécifique si le paramétrage initial ne vous satisfait pas.

La plupart des actions quotidiennes se gèrent seules. Par exemple les règlements créent automatiquement des écitures comptables.

Si vous devez modifier le paramétrage initial vous devez avoir des notions de comptabilité. La comptabilité traitée ici est de type Recettes / Dépenses. C'est une version simplifiée de traitement comptable. Nous ne traiterons que de simples écritures, il n'y a pas dans cette version d'écritures en double parties. Dans une prochaine version, la partie comptable sera complétée..

2.15.1 Poste de recette

Les postes de Dépenses et les postes de Recettes sont les interfaces entre la partie comptable et la partie gestion. Les postes de Recettes sont composés des éléments suivants :

· un code,

· un libellé

· un compte comptable,

· un journal

· un poste analytique.

Exemple de cotisation :

Le poste de recette ayant pour code « PRC_COTISATION» et libellé « cotisation » correspond au compte comptable 756000 et au journal de recette. Dés qu'une cotisation est réglée, deux écritures comptables sont créées automatiquement. Ces deux écritures sont inscrites au journal des recettes puisque la cotisation a pour poste de recette « cotisation » qui a pour journal « recette ».

La première écriture est au crédit du compte 756000, compte paramétré sur le poste de recette « cotisation ». La deuxième écriture au débit est issue du mode de règlement. En effet nous verrons plus tard que chaque mode de règlement est lié à un compte de trésorerie pour lequel on définit un compte comptable. Dans le cas où le règlement se fait par chèque bancaire, le compte par exemple le 512000.

Exemple de activité :

Le poste de recette ayant pour code « PRC_ACTIVITE» et libellé « Activité» correspond au compte comptable 708000 et au journal de recette. Dés qu'une activité est réglée, deux écritures comptables sont créées automatiquement. Ces deux écritures sont inscrites au journal de « recette » puisque la cotisation a pour poste de recette « cotisation » qui a pour journal « recette ».

La première écriture est au crédit du compte 708000, compte paramétré sur le poste de recette « Activité». La deuxième écriture au débit est issue du mode de règlement. Dans le cas où le règlement se fait en espèce, le compte est le 530000.

Exemple de Don :

Le poste de recette ayant pour code « PRC_DON» et libellé « Don» correspond au compte comptable 758000 et au journal de recette. Dés qu'un don est créé, deux écritures comptables sont créées automatiquement. Ces deux écritures sont inscrites au journal de « recette » puisque le don a pour poste de recette « Don » qui a pour journal « recette ».

La première écriture est au crédit du compte 758000, compte paramétré sur le poste de recette « Don». La deuxième écriture au débit est issue du mode de règlement. Dans le cas où le règlement se fait en chèque, le compte est le 512000.

Exemple de Arriéré :

Le poste de recette ayant pour code « PRC_ARRIERE» et libellé « Arrièré» correspond au compte comptable 758000 et au journal « recette ». Dés qu'un arriéré est réglé, deux écritures comptables sont créées automatiquement. Ces deux écritures sont inscrites au journal de « recette » puisque le poste de recette paramétré dans la fiche association est le poste « Arrièré »

La première écriture est au crédit du compte 758000, compte paramétré sur le poste de recette « Arrièré». La deuxième écriture au débit est issue du mode de règlement. Dans le cas où le règlement se fait en espèce, le compte est par exemple 530000.

Exemple de Virement :

Les virements de trésorerie constituent un cas a part. A chaque virement quatre écritures seront générées. Imaginons une remise en banque d’une somme en espèce sur le compte en banque de l’association.

La première écriture est au débit du compte paramétré sur le poste de dépense de la « source » ex virement 580000

La deuxième écriture est au crédit du compte paramétré par le compte de trésorerie source ex 530000

La troisième écriture est au débit du compte paramétré sur le poste de recette de la « cible » ex virement 580000

La quatrième écriture est au crédit du compte paramétré par le compte de trésorerie cible ex 512000

Remarques concernant les libellés

Les libellés automatiques des règlements sont créés à partir du code, nom, prénom du membre. Exemple : MEM_000489 AMIDALA val

Le libellé des écritures est composé du code du règlement plus son libellé soit par exemple «RGL_000973 MEM_000489 AMIDALA val »

Nous avons ainsi défini des postes de recettes correspondant aux éléments suivants :

l Activités

l Arriérés

l Cotisations

l Dons

l Virements

Vous pouvez créer ou modifier des postes de recettes.

Pour créer un poste de recette, placer vous sur la dernière ligne de la fiche, renseignez, le code, le libellé, le compte ainsi que le journal et le poste analytique puis cliquez sur .

Pour modifier un poste de recette, placez-vous sur le poste de votre choix, modifiez un ou plusieurs éléments et cliquez sur le bouton de la ligne.

REMARQUE 1: Le code des postes de recettes respecte une certaine norme : « PRC_ » signifie Poste de ReCette; la suite du code doit être le plus explicite possible

REMARQUE 2: Les postes de recettes ont pour journal, le journal de recette. Assignez le journal de dépenses à un poste de recettes ne peut que rendre les choses compliquées inutilement.

2.15.2 Poste de Dépenses

Les postes de dépenses tout comme les postes de recettes sont issus du menu de gauche groupe «Comptabilité » élément « poste de dépenses» . Les postes de dépenses qualifient les dépenses du point de vue comptable. Ils sont définis de manière identique au poste de recette, à savoir :

l un code,

l un libellé

l un compte comptable,

l un journal

l un poste analytique.

Pour chaque dépense vous devez sélectionner un poste de dépenses. Les écritures comptables liées à cette dépense seront générées à partir des éléments du poste de dépenses sélectionné.

Exemple

Vous devez enregistrer la location de votre local : créer votre dépense en sélectionnant « locaux » pour votre pose de dépense. Les écritures automatiquement générées sont inscritent au journal de dépenses puisque le poste de dépenses « locaux » a pour journal « Dépenses ». Comme pour les postes de recettes, les écrirures comptables sont simplifiées, nous n'enregistrons pas les écritures en double partie.

La première ligne d'écriture au débit comprend une date, (la date de création de l'écriture), le journal spécifié par le poste de dépenses, le compte comptable ( ici « 613000 loyers et charges » ) ainsi que le montant. Cette ligne d'écriture a été générée à partir du poste de dépenses «locaux »

La deuxième ligne d'écriture est générée à partir du mode de règlement qui est lié à un compte de trésorerie. Ce compte de trésorerie comprend le compte comptable 512000 pour la banque et 530000 pour la caisse.

Vous pouvez créer ou modifier des postes de dépenses.

Pour créer un poste de dépenses, placez-vous sur la dernière ligne de la fiche, renseignez le code, le libellé, le compte ainsi que le journal et le poste analytique puis cliquez sur .

Pour modifier un poste de dépenses, placez-vous sur le poste de votre choix, modifier un ou plusieurs éléments et cliquez sur le bouton de la ligne.

REMARQUE 1: Le code des postes de dépenses respecte une certaine norme : « PDP_ » signifie Poste de DéPense. La suite du code doit être le plus explicite possible.

REMARQUE 2: Les postes de dépenses ont pour journal le journal de dépense. Assignez le journal de recettes à un poste de dépenses ne peut que rendre les choses compliquées.

2.16 Gestion des écritures comptables

Toutes les actions en amont génèrent à la voler des écritures comptables. Ces écritures sont conditionnées par les postes de recettes et les postes de dépenses. Cette gestion des écritures vous permet de rechercher et consulter des écritures. La fiche écriture se divise en deux : critères de recherche et résultat de recherche.

A partir de l'écran de recherche, cliquez sur . Ainsi vous visualiserez toutes les écritures. Ce résultat de recherche vous ramène beaucoup de lignes. Il est préférable de renseigner au moins un critère avant de cliquer sur rechercher.

Par exemple : saisissez « imprimante » dans la zone libellée puis cliquez sur rechercher,

vous obtiendrez l'écran suivant. Seule les écritures liées à cette imprimante s'afficheront.

Vous pouvez bien entendue exporter ces écritures a partir de l’onglet « Recherche ».

2.17 Gestion des virements

Pour clore cette partie comptable, voyons maintenant les virements de trésorerie. Tous commencent avec un écran critère / recherche qui vous permet de créer ou rechercher un virement (cf chapitre Fenêtres critères / recherches). Les critères disponibles sont :

l code

l libellé

l intervalle de date du virement

l trésorie source

l trésorerie cible

l intervalle des montants

2.17.1 Création de virement

Pour créer un virement, cliquez sur , l'écran de virement de trésorerie s'affiche. Le code est initialisé à « VIR_000000 », il s'incrémentera automatiquement à l'enregistrement. Vous devez saisir un libellé (par exemple « fond de caisse »), le montant du virement (par exemple 100 euros) sélectionner le compte de trésorerie source (par exemple « BANQUE ») ainsi que le poste de dépenses (par exemple source « virement »), sélectionnez le compte de trésorerie cible (par exemple « CAISSE) ainsi que le poste de dépenses cible (par exemple « virement »). Pour finir, cliquez sur .

Bien évidemment, les écritures comptables ont été générées.

2.17.2 Modification de virement

A partir de l'écran critère / recherche, renseignez zéro ou plusieurs critères. Cliquez sur rechercher. Une fois que la liste de virements s'affiche, sélectionnez le virement à modifier. A partir de la fiche du virement, effectuez vos modifications puis cliquez sur .

2.18 . Gestion de la trésorerie

La trésorerie est accessible à partir du menu de gauche groupe « Comptabilité » élément « Trésorerie »

Cette gestion est gérée sous forme de liste, cette liste est « triable » et paginée (voir Gestion des listes). Les éléments traités sont les suivants :

l code

l libellé

l solde

l solde N-1

l compte comptable

Le code est libre ainsi que le libellé. Le solde peut être modifié. Ici, le solde est automatiquement augmenté ou diminué dés que vous enregistrerez des règlements ou que vous saisirez des dépenses. Le solde N-1 est le solde de l'année antérieure. Le compte comptable correspond au compte qui sera débité pour une opération liée à un compte de recettes et crédité pour un compte de dépenses.

2.18.1 Création d'un compte de trésorerie

Placez-vous sur la dernière ligne, renseignez vos code, libellé, solde, solde N-1 et compte comptable. Il vous faut cliquer sur .

Dés que le bandeau suivant s'affiche, le compte de trésorerie est enregistré :

2.18.2 Modification d'un compte de trésorerie

Pour modifier un compte de trésorerie , Cliquez sur la zone à modifier, effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton de la ligne

Vous ne pouvez modifier qu'une seule ligne à la fois. (à chaque modification cliquez sur « Modifier »).

Dés que vous visualisez le bandeau

votre action est enregistrée

2.19 Gestion des modes de règlement

Les modes de règlement sont accessibles à partir du menu de gauche groupe « Comptabilité », élément « Mode de règlement». Ces modes sont gérés sous forme de liste, cette liste est « triable » et paginée (voir Gestion des listes). Les éléments traitées sont les suivants :

l code

l libellé

l trésorerie

2.19.1 Création

Placez vous sur la dernière ligne, renseignez vos code, libellé, solde, soldeN-1 et compte comptable. Il vous faut ensuite cliquer sur . Dés que le bandeau suivant s'affiche, le compte de trésorerie est enregistré :

2.19.2 Modification

Pour modifier un compte de trésorerie , Cliquez sur la zone à modifier, effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton de la ligne. Vous ne pouvez modifier qu'une seule ligne à la fois. (à chaque modification cliquez sur « Modifier »).

Dés que vous visualisez le bandeau votre action est enregistrée.

2.20 Gestion des journaux

Les journaux sont accessibles à partir du menu de gauche groupe « Comptabilité », élément « Journaux». Ces journaux sont gérés sous forme de liste, cette liste est « triable » et paginée (voir Gestion des listes). Les éléments traitées sont les suivants :

l code

l libellé

l code export

l lettrage

Vous pouvez modifier librement le code, ainsi que les libellés.

Le code d'export n'est pas utilisé pour l'instant. Il servira à interfacer avec d'autres logiciels.

Le lettrage est utilisé par les écritures. Cela permet de rapprocher deux écritures liées à une même opération.A chaque création d'écriture automatique, les écritures sont lettrées automatiquement.

2.20.1 Création

Placez-vous sur la dernière ligne, renseignez vos code, libellé, code export, lettrage. Il vous faut cliquer sur .

Dés que le bandeau suivant s'affiche, le compte de journal est enregistré

3.7.2. Modification

Pour modifier un journal, cliquez sur la zone à modifier, effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton de la ligne Vous ne pouvez modifier qu'une seule ligne à la fois. (à chaque modification cliquez sur « Modifier »).

Dés que vous visualisez le bandeau , votre action est enregistrée.

2.21 Gestion des comptes

Les comptes sont accessibles à partir du menu de gauche groupe « Comptabilité », élément «Comptes». Ces comptes sont gérés sous forme de liste, cette liste est « triable » et paginée (voir Gestion des listes). Le plan par défaut est un « mini plan comptable » que suffit à 90% des associations. Les comptes sont saisis sous un format de 6 chiffres. Pour conserver une certaine cohérence, il est préférable de garder ce format.

Les éléments traités sont les suivants :

l Numéro

l Libellé

2.21.1 Création

Placez-vous sur la dernière ligne, renseignez vos numéro et libellé. Il vous faut ensuite cliquer sur .

Dés que le bandeau suivant s'affiche, le compte de journal est enregistré :

2.21.2 Modification

Pour modifier un compte, cliquez sur la zone à modifier, effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton de la ligne Vous ne pouvez modifier qu'une seule ligne à la fois. (à chaque modification cliquez sur « Modifier »).

Dés que vous visualisez le bandeau ,votre action est enregistrée.

2.21.3 Gestion des postes analytiques

Les postes analytiques sont accessibles à partir du menu de gauche groupe « Comptabilité », élément «Postes Analytiques». Ces postes sont gérés sous forme de liste, cette liste est « triable » et paginée (voir Gestion des listes). Les postes analytiques vous permettent de lier des recettes et des dépenses.

Les éléments traités sont les suivants :

l Code

l Libellé

Exemple :

Un stage en montagne vous oblige à engager des dépenses : location d'un car, réservation d'un gite ... Cette activité va vous permettre d'encaisser des inscriptions. Pour mettre en rapport les recettes et les dépenses issues de ce stage il vous faudra :

l créer une activité «Stage en montage 2008»

l créer des postes de recettes du type: «activité stage montagne 2008», compte « 708000 » journal « recette » poste analytique
« Stage en montage 2008»

l créer des postes de dépenses du type «dépense stage montagne 2008», compte « 628000 » journal «dépense» poste analytique
« Stage en montage 2008»

Dès que vous encaissez une activité, sélectionnez le poste de recettes «activité stage montagne 2008» et quand vous engagez une dépense, sélectionnez le poste de dépenses «dépense stage montagne 2008».

2.21.3.1 Création

Placez-vous sur la dernière ligne, renseignez vos code et libellé. Il vous faut cliquer sur .

Dés que le bandeau suivant s'affiche; le compte de journal est enregistré .

2.21.3.2 Modification

Pour modifier un poste analytique, cliquez sur la zone à modifier, effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton de la ligne Vous ne pouvez modifier qu'une seule ligne à la fois. (à chaque modification cliquez sur « Modifier »).

Dés que vous visualisez le bandeau , votre action est enregistrée.

2.21.4 4. Tables de typages

2.21.4.1 Gestion des types de membre

Cette liste de données est accessible à partir du menu à gauche, groupe « Membre », élément « Type de membre ». Cette option de menu vous permet d'afficher, créer, modifier, supprimer la liste des types de membres. Cette liste (voir document ci-après) est composée de 2 colonnes :

l Code

l Libellé

Ces types sont gérés sous forme de liste, cette liste est « triable » et paginée (voir Gestion des listes).

2.21.4.2 Modification

Pour modifier un type de membre, cliquez sur la zone à modifier, effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton de la ligne à modifier.

Vous ne pouvez modifier qu'une seule ligne à la fois. (à chaque modification cliquez sur « Modifier »)

2.21.4.3 Création

Placez-vous sur la dernière ligne, saisissez sélectionnez votre code ainsi que le libellé. Il vous faut renseigner le libellé puis cliquer sur .

Dés que le bandeau suivant s'affiche votre type de membre est enregistré

2.21.4.4 Suppression

Placez-vous sur la ligne à supprimer et cliquez sur . Confirmez votre action en cliquant sur OK et le type de membre disparaît.

2.22 Gestion des origines de prospect

Cette liste de données est accessible à partir du menu à gauche, groupe « Membre », élément « Origine prospect ». Cette option de menu vous permet d'afficher (créer, modifier, supprimer) la liste des origines de propect. Cette liste (voir document ci-après) est composée d'une colonne:

l Libellé

Ces éléments sont gérés sous forme de liste, cette liste est « triable » et paginée (voir Gestion des listes).

2.22.1 Modification

Pour modifier une origine prospect , cliquez sur la zone à modifier, effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton de la ligne à modifier.

Vous ne pouvez modifier qu'une seule ligne à la fois. (à chaque modification cliquez sur « Modifier »)

2.22.2 Création

Placez-vous sur la dernière ligne, renseignez le libellé puis cliquer sur .

dés que le bandeau suivant s'affiche, votre origine prospect est enregistrée :

2.22.3 Suppression

Placez-vous sur la ligne à supprimer et cliquez sur . Cnfirmez votre action en cliquant sur OK et l'origine prospect disparaît.

2.23 Gestion des familles de membres

idem Liste origine de prospect

2.24 Gestion des civilités

idem Liste origine de prospect

2.25 Gestion des types d'associations

Cette liste de donnée est accessible a partir du menu à gauche, groupe association, élément « Type d'association ». Cette option de menu vous permet d'afficher (créer, modifier, supprimer)la liste des types d'associations. Cette liste (voir document ci-après) est composée de 3 colonnes :

l Libellé de type d'association,

l l'ordre cerfa

l le « libellé à imprimer sur le Reçu dons aux oeuvres du cerfa N°11580*2 ».

Vous pouvez éditer cet imprimé à partir de l'édition d'un don ou de la fenêtre émergente de don (popup) de l'édition d'un membre.

ATTENTION : le cerfa N°11580*2 est constitué de tous les types de membres de cette liste qui ont le « libellé à imprimer sur le Reçu dons au oeuvres du cerfa N°11580*2 » renseigné. En conséquence :

- vous ne devez pas supprimer les éléments de cette liste;

- ne pas renseigner ce libellé si le type d'association ne vous autorise pas à éditer des recus fiscaux;

- vous pouvez compléter les éléments.

Par exemple : « Association ou fondation reconnue d'utilité publique par décret en date du....16 janvier 2005........publié au Journal Officiel.... » si votre association est reconnue d'utilité publique. Ainsi votre cerfa N°11580*2 sera parfaitement renseigné à l'impression.

Note sur les cerfa N°11580*2 : Ces documents ne peuvent être édités que de la part des associations recunnues d'intéret général ou de un des types definis dans le document. Il ne faut pas confondre association d'utilité publique, associations agréées et associations reconnue d'intérêt général.

Etre "reconnue d'intérêt général " est une disposition fiscale.

C'est l'administration fiscale qui vous autorise à éditer des "Reçus dons aux oeuvres" soit le formulaire CERFA 11580*02

Il faut donc s'adresser à la direction des services fiscaux c'est-à-dire les impôts du siège de l'association. L'article de loi ainsi que le formulaire se trouvent à cette adresse http://www.association-1901.fr/public/reconnaissance_interet_generale.pdf

La gestion de ces types d'associations s'effectue très simplement. Tout d'abord vous bénéficiez de la gestion en liste, les lignes sont donc triables et paginées (voir gestion de liste).

.Création d'un type d'association :

Pour créer un type, positionnez-vous sur la dernière ligne après la ligne sur et saisissez le type de votre association. Par exemple «fédération sportive». Ce libellé est obligatoire.

La colonne ordre cerfa indique l'ordre d'affichage qui déterminera l'ordre d'impression du cerfa Cet élément est de type numérique.

La dernière colonne libellé à imprimer sur le Reçu dons au oeuvres' du cerfa N°11580*2 est comme dit précédemment le libéllé qui servira à la création du cerfa. Seuls les éléments qui ont cette colonne définie seront imprimés dans le cerfa.

2.26 Fenêtres critères / recherches

Ce type de fenêtre est utilisé pour les éléments comportant beaucoup de lignes, tels que les membres, les dons, etc.. Elle vous permettra de rechercher un élément afin de crèer ou modifier une fiche.

Le fonctionnement de ce type de liste est très simple.

Prenons le cas des membres. Vous recherchez un membre, pour cela il vous faut renseigner un ou plusieurs critères et cliquer sur rechercher. Si un critère n'est pas renseigné il est ignoré. Par exemple si vous saisissez et si vous cliquez sur Rechercher

, vous obtiendrez la liste de tous les membres dont le nom contient « ami » soit les amidala, monami, montresgrandamidacote... Ce ne sont pas seulement les membres qui commencent pas « ami » mais tous les membres qui contiennent la chaine « ami ».

Vous pouvez renseigner plusieurs critères comme le nom et l'origine de propect. Pour cela, cliquez sur la flèche , déroulez la liste et sélectionnez votre élément.

Le bouton lance la recherche en prenant en compte les critères que vous avez renseigné.

Le bouton édite un formulaire vide afin de créer un nouvel élément.Ici un nouveau membre (cette action n'est pas liée aux critères ni a la recherche ).

est utilisé pour annuler tous les critères de recherche.

est une fonctionnalité importante qui vous permet de créer un fichier au format cvs.

C.V.S est un tableau de données. Chaque valeur de champ est séparée par un point virgule et délimitée par des doubles guillemets (cf annexe 1).

Dès que vous cliquez sur ce bouton, une petite fenêtre d'option apparaît, afin de vous permettre de choisir quelques options de votre fichier d'extraction.

La fenêtre critère / recherche vous affiche également un résultat. Il vous suffit de cliquer sur la ligne désirée afin de l'éditer. Les fonctionnalités de cette liste de résultat sont identiques à la gestion des listes (cf Gestion des listes) .